Om Råd til Råderum

Det kedelige – men korrekte – svar er desværre: “Det afhænger af… mange ting”.

For det første er det især afhængig af, hvordan jeres nuværende indkøb varetages. Er der indgået mange kontrakter, hvordan og hvornår er de indgået, hvor spredte er jeres indkøb på kategorier og leverandører osv. For det andet betyder det også noget, hvilke rammer og målsætninger I ellers har. Måske er det vigtigere, at I købere mere bæredygtigt, højere kvalitet, får et bedre serviceniveau eller højere forsyningssikkerhed e.l.

Så der kan desværre ikke siges noget om, hvor meget du præcis kan spare på indkøbsområdet. Set over mange års erfaringer og på tværs af kunder, sektorer og kategorier, er det dog en god tommelfingerregel at forvente 10-20 % besparelser. det skal også ses i lyset af, at jeg – sammen med kunderne – typisk prioriterer de indsatser, hvor vi med sikkerhed kan forvente en positiv og mærkbar businesscase af projektinvesteringen.

Nej, ikke nødvendigvis.

Tværtimod går besparelser ofte hånd i hånd med højere kvalitet og/eller service. Så det er en myte at tro, der kun kan opnås besparelser ved at reducere kvaliteten eller serviceniveauet. 

Det sker ved at forholde sig kritisk til behovene og de krav, der stilles til leverandørerne i udbud og forhandlinger. Herunder at bruge tid på en god markedsdialog for at afdække, hvad der er omkostningsdrivende, need/nice to have samt evaluere kommercielle løftestænger. Dermed opnås der det bedst mulige match mellem behov og krav på den ene side med tilbud og kontrakt på den anden side, hvilket oftest indebærer både besparelser og kvalitets-/serviceforbedringer i et godt leverandørsamarbejde.

Når det er sagt, kan man dog selvfølgelig også spare penge ved at slække på kravene til service og kvalitet – det kan dog være en for kortsigtet tankegang, hvis man ikke ser på det i et totalomkostningsperspektiv.

Det kommer fuldstændig an på opgavens karakter, dvs. hvor omfangsrigt og komplekst et projekt, der skal gennemføres.

Projekter kan således både være helt små ned til 10.000 kr. ekskl. moms fx for en mindre markedsafdækning eller kompetenceudvikling. Eller store projekter på op mod  1 mio. kr. for fx et længevarende transformationsforløb med metode- og værktøjsudvikling, undervisning, implementering og udbudsstøtte mv.

Det kan ret hurtigt estimeres, hvad investeringsbehovet er, når man får talt sammen om udfordringer, behov og målsætninger. Baseret på en gensidig sparring kan man identificere, hvilke aktiviteter der skal gennemføres og leverancer, der skal udarbejdes, sådan at der kan vurderes ressourcebehov og tidshorisont.

Så jeg vil anbefale dig at kontakte mig og booke et møde, hvis du har et konkret behov og gerne vil vide mere om, hvordan det kan gribes an, og hvad du skal forvente at investere i det.

Nej bestemt ikke.

Mine tidligere kunder tæller både små og store organisationer. Lige fra små foreninger med cirka 50 medarbejdere til store internationale virksomheder med mange, mange tusind medarbejdere. Faktisk er det nogle gange de små kunder, der – relativt set – opnår de største gevinster, fordi indkøb ikke har været prioriteret.

Min erfaring fortæller mig, at alle organisationer kan optimere (dele af) deres indkøb. Der er ingen der gør alt perfekt eller har opmærksomhed på alle indkøb. Så uanset størrelse eller sektor, så er der et forbedringspotentiale, og jeg kan næsten garantere et positivt afkast ved at gennemføre optimeringsprojekter inden for udbud og indkøb.

Jo, det kan I godt. Men gør I det?

Det argument jeg oftest møder imod at bruge konsulenter er, at “det har vi selv helt styr på” eller “vi har planlagt at prioritere det, men vi skal lige… (have ansat én til, holde trit med udbudsplanen, have fagområderne med ombord, kortlægge området i bund etc.)”. Og desværre må jeg være ærlig og sige, at når man så tales ved igen et halvt, helt eller to år senere, så er der ikke blevet gennemført de relevante tiltag. Ikke af ond vilje. Heller ikke manglende evner. Eller lyst. Men simpelthen fordi, der typisk mangler ressourcer eller prioritering af området.

For det er tit sådan, at indkøbsfunktioner er underbemandet i forhold til opgaveporteføljen og de gevinstpotentialer, der eksisterer. Derudover, hvis det ikke er rigtig svært eller er rigtig mærkbart (for det er jo “bare” indkøb og ikke en kerneopgave), så får det ofte ikke tilstrækkelighed bevågenhed. Det betyder, at man ikke får gennemført de særlige/nye tiltag, der ellers kan give massive gevinster, også selvom det måske ikke er de allervanskeligste ting at gennemføre. Men der mangler ressourcerne og prioriteringen i dagligdagen.

Derfor giver det ofte stor værdi at bruge konsulenter. Så bliver det prioriteret. Og det medfører ofte mærkbare gevinster i form af besparelser, kvalitet, service, forsyningssikkerhed, lovliggørelse, professionalisering e.l.